Werkoverleg
Communicatie is hét sleutelbegrip als het gaat om goed werkgeverschap. Medewerkers hebben informatie nodig om hun werk goed uit te kunnen voeren. Ook hebben ze behoefte aan informatie over zaken die spelen binnen het bedrijf in het algemeen en over de behaalde bedrijfsresultaten. Zo is het verstandig om medewerkers op tijd op de hoogte te brengen van nieuwe ontwikkelingen, bijvoorbeeld als er een besluit wordt genomen om de werkzaamheden uit te breiden. Hierdoor wordt de betrokkenheid en de verantwoordelijkheid vergroot en daarmee de motivatie. Ook is het belangrijk dat de leidinggevende weet wat er leeft op de werkvloer en bij de individuele medewerker.
Naast de informele communicatie – het praatje bij de koffieautomaat en in de wandelgangen – zijn er enkele formele communicatievormen. Een belangrijke en bekende vorm is het werkoverleg. Vrijwel iedereen weet wat het is, maar een werkoverleg invoeren en een werkoverleg houden is niet altijd even gemakkelijk.

Wat is een werkbespreking?
De termen werkoverleg en werkbespreking worden nogal eens met elkaar vergeleken, maar er is wel degelijk verschil tussen beide. Een werkbespreking is geen werkoverleg. Een werkbespreking is een overleg over het werk tussen leidinggevende en medewerkers, maar ook medewerkers onderling en gaat over het te verrichten werk op korte termijn.
Een werkbespreking heeft een instructief karakter. Het doel van een werkbespreking is meer afstemming en planning van de dagelijkse of wekelijkse werkzaamheden en het oplossen van problemen. Denk bijvoorbeeld aan werkplanning, taakverdeling, afwijkende bestellingen van klanten, nieuwe producten, vakanties of het inwerken van nieuwe collega’s. De frequentie van de werkbespreking is meestal hoger dan die van een werkoverleg (dagelijks of wekelijks).

Wat is werkoverleg?
Werkoverleg is een regelmatig, gestructureerd overleg tussen werkgever (of leidinggevende) en medewerkers. In het werkoverleg worden informatie en meningen uitgewisseld over alle aangelegenheden die het werk en de werksituatie betreffen. Het gaat bij werkoverleg om wederzijds informeren. Een werkoverleg is dus meer dan een werkinstructie of een werkbespreking.
Werkoverleg dient geregeld plaats te vinden. Maak in het bedrijf afspraken over hoe vaak dit overleg plaatsvindt. Er dient een zekere regelmaat te zijn, bijvoorbeeld maandelijks, tweemaandelijks of eens per kwartaal. Veelal wordt dit vastgelegd op een bepaald tijdstip. Dit heeft als voordeel dat het niet ‘vergeten’ of ‘even uitgesteld wordt omdat het net niet uitkomt’.
Werkoverleg moet gestructureerd zijn. Dat wil zeggen:
• dat er vooraf is nagedacht over de onderwerpen die besproken worden;
• dat er een bepaalde vergaderorde is;
• dat bekend is wat er met de besluiten van het overleg gedaan wordt;
• dat de deelnemers aan het werkoverleg van tevoren een agenda hebben ontvangen, zodat ieder zich op het overleg kan voorbereiden;
• dat er een verslag wordt gemaakt, waarin op zijn minst de besluiten staan en ook aangegeven wordt wie daarop actie moet ondernemen.
Werkoverleg moet een tweezijdig karakter hebben. Dit wil zeggen dat zowel de werkgever als de medewerkers actief deelnemen aan het overleg en dat de informatie en de opvattingen die de medewerkers inbrengen evenveel waardering krijgen als de informatie en de opvattingen van de werkgever. Werkoverleg met een eenzijdig karakter is niet meer dan een werkinstructie. Bij dit tweezijdige karakter ligt vaak de moeilijkheid bij het tot stand brengen van een werkoverleg, waarin dus ook de invloed van de medewerker op het werk tot zijn recht komt. Het vraagt een cultuurverandering in het bedrijf om niet alleen met ‘opdrachten naar beneden’ te werken, maar ook signalen ‘van onderaf’ op te pikken en er daadwerkelijk wat mee te doen.

Waarom werkoverleg
Het doel van werkoverleg is het informeren van medewerkers, ze de mogelijkheid te geven invloed uit te oefenen op de werksituatie, ze te betrekken bij de bedrijfsvoering en daardoor te motiveren. Door het houden van werkoverleg krijgen alle medewerkers dezelfde informatie op dezelfde manier. Er is tijd om stil te staan bij bepaalde onderwerpen en rustig te overleggen, zonder gestoord te worden. Werkoverleg heeft enerzijds zakelijke redenen (bijvoorbeeld besluiten over verbeteringen binnen het bedrijf) en anderzijds sociale redenen (bijvoorbeeld tegemoet komen aan de informatiebehoefte en het kunnen uiten van een mening).

Het invoeren van werkoverleg
Werkoverleg van de één op de andere dag invoeren is moeilijk. Medewerkers zijn er niet aan gewend en misschien is het ook wel onduidelijk wat nu precies de bedoeling is. Daarom is het goed om ‘rustig’ te beginnen, bijvoorbeeld met een ‘verlengde koffiepauze’. U zou een vel papier in de kantine op kunnen hangen, waarop de medewerkers mogelijke gespreksonderwerpen aan kunnen geven. Vervolgens kan het werkoverleg steeds meer gestructureerd worden.

Wat is de inhoud van het werkoverleg?
Werkoverleg gaat over alle aangelegenheden die het werk en de werksituatie betreffen. Dit betekent dat er in principe geen enkel onderwerp is dat niet besproken kan worden, tenzij het gaat om persoonlijke, individuele zaken of onenigheid tussen mensen onderling of tussen chef en medewerker.

Meer weten?
Op de website van de LTO Noord werkgeverslijn vindt u tips, een quickscan, voorbeelden en meer informatie over (de invoering van) het werkoverleg.