Functionerings-, voortgangs- en beoordelingsgesprekken
Het succes van uw bedrijf wordt in hoge mate bepaald door de betrokkenheid, kwaliteiten en motivatie van uw medewerkers. Door met uw medewerker regelmatig een gesprek te voeren krijgt u inzicht in elkaars wensen, mogelijkheden en onmogelijkheden. Deze kennis is belangrijk om uw medewerkers breed en optimaal inzetbaar te houden en hen te binden aan uw bedrijf. Het voeren van functionerings-, voortgangs- en beoordelingsgesprekken zijn hiervoor goede instrumenten. Alle gesprekken kunnen goed naast elkaar gevoerd worden en vullen elkaar aan. In principe voert de leidinggevende functioneringsgesprekken één keer in het jaar (rond mei/juni). Beoordelingsgesprekken voert de leidinggevende aan het einde van het jaar.
Als vervolg op de gesprekken in de cyclus zijn er tussentijdse voortgangsgesprekken om te verbinden, te evalueren en te monitoren. Deze gesprekken kunnen kort zijn qua gesprek en verslaglegging.
In het belang van de organisatie en de medewerker
Het hoofddoel van het houden van een gesprekscyclus is het aan- en bijsturen, motiveren en ontwikkelen van medewerkers zodat zij een optimale bijdrage leveren aan het succes van het bedrijf. U zult ervoor moeten zorgen dat de medewerkers gezond en gemotiveerd kunnen en willen blijven werken binnen de organisatie. Door met elkaar in gesprek te gaan wordt inzichtelijk wat u en de medewerker de komende jaren van elkaar kunnen verwachten en wat nodig/wenselijk is voor de werknemer om gezond, gemotiveerd en productief te kunnen blijven functioneren, afgestemd op de mogelijkheden van de organisatie. In ieder gesprek uit de cyclus wordt besproken wat er goed gaat, maar ook op welke punten verbetering wenselijk dan wel noodzakelijk is en hoe dit kan worden gerealiseerd. Er kan zo tijdig aandacht worden besteed aan diverse signalen van de medewerkers op het gebied van ontevredenheid, verminderd functioneren, etc. De oorzaken hiervan kunnen in kaart worden gebracht, waarna oplossingen kunnen worden gevonden. Ook zaken als een te hoge werkbelasting en/of werkdruk en de conditie van de arbeidsomstandigheden kunnen worden aangekaart.
Het spreekt voor zich dat het aan iedere ondernemer voor zich is hoe hij de gesprekscyclus invult. Er zijn bedrijven die de voorkeur geven aan het enkel voeren van functioneringsgesprekken, die dan twee keer per jaar worden ingepland. In het functioneringsgesprek aan het einde van het jaar krijgt in dit geval ook het salariscomponent een plek.
De (minimale) tweejarige gesprekkencyclus ziet er als volgt uit:
• jaargesprek: beoordelingsgesprek (1 x per 2 jaar)
• jaargesprek: functioneringsgesprek (1 x per 2 jaar)
• tussentijdse voortgangsgesprekken

Vrijwilligers
Werkt u in uw bedrijf met vrijwilligers? Spreek dan met hen een vast schema in voortgangsgesprekken af. Het voeren van functionerings- of beoordelingsgesprekken is wettelijk gezien niet toegestaan, vanwege het ontbreken van een formele gezagsrelatie zoals die tussen werkgever en werknemer wel bestaat.

Wat is een functioneringsgesprek
Het functioneringsgesprek gaat over de wijze waarop de medewerker zijn werk uitvoert, de werkomstandigheden, de werksfeer en zijn ontwikkelingsmogelijkheden binnen de organisatie. Het is een tweerichtingsgesprek, zowel de leidinggevende als de medewerker spreekt zijn mening, wensen en verwachtingen uit.
Het gesprek richt zich op het heden én de toekomst. Het doel is het functioneren van de medewerker te verbeteren door hindernissen weg te nemen en in te spelen op ontplooiingswensen en toekomstplannen. Het evenwicht tussen persoonlijk en organisatiebelang staat centraal. Onderwerpen die niet thuishoren in het functioneringsgesprek zijn onder andere salaris, de planning en inhoud van de dagelijkse werkzaamheden, het wel of niet opnemen van verlofdagen en het functioneren van andere medewerkers en/of leidinggevenden.

Wat is een voortgangsgesprek
Een voortgangsgesprek is een gesprek dat is bedoeld om de voortgang van het werk van een medewerker of vrijwilliger te bespreken. De begeleider of leidinggevende voert regelmatig zo‟n gesprek met zijn of haar medewerkers. Het gesprek vindt plaats aan de hand van vaste formulieren, zodat de gesprekken allemaal een vergelijkbare opbouw hebben. Een voortgangsgesprek wordt ook wel een begeleidingsgesprek genoemd, omdat het een manier voor de leidinggevende is om de medewerker bij de uitvoering van de werkzaamheden te begeleiden en ondersteunen.
Het voortgangsgesprek wordt gebruikt om na te gaan of de medewerker of vrijwilliger en de organisatie nog goed „bij elkaar passen‟. In de loop van de tijd kunnen immers de doelen van de organisatie of de motieven van de medewerker veranderen. Tijdens algemene informatiebijeenkomsten is het doorgaans niet mogelijk om op persoonlijke omstandigheden in te gaan. Dit geldt ook voor een regulier werkoverleg.

Wat is een beoordelingsgesprek
Het beoordelingsgesprek is een gesprek van leidinggevende met de medewerker over het functioneren van de medewerker in het afgelopen jaar. Anders dan het functioneringsgesprek is het meer een eenrichtingsgesprek: de leidinggevende doet vooral het woord, de invloed van de medewerker beperkt zich meer zich tot het maken van afspraken. Naast het functioneren van de medewerker van het afgelopen jaar, worden er ook afspraken gemaakt voor de komende periode. Als laatste komen de consequenties voor salaris en andere arbeidsvoorwaarden aan de orde.
Aan het begin van het gesprek geeft de leidinggevende zijn/haar oordeel aan de medewerker en licht dit toe. De medewerker krijgt de ruimte om hierop te reageren, maar dat heeft geen consequenties voor het oordeel. Aan het eind van het gesprek komen de consequenties van het oordeel aan bod en worden afspraken voor de toekomst gemaakt.
Het functionerings- of voortgangsgesprek is geen beoordelingsgesprek al zitten er wel 'beoordelingselementen' in. Zowel leidinggevende als medewerker beoordelen elkaars functioneren en deze oordelen worden besproken.
Hieronder worden de kenmerken van de verschillende gesprekken schematisch weergegeven.

Functioneringsgesprek Voortgangsgesprek Beoordelingsgesprek
Tweerichtingsverkeer Tweerichtingsverkeer Eenrichtingsverkeer
Geen gevolgen voor salaris- en/of rechtspositie Geen gevolgen voor salaris- en/of rechtspositie Mogelijk wel salaris-
en/of rechtspositionele gevolgen
Toekomstgericht Gericht op verleden en toekomst Gaat over het functioneren in afgelopen periode
Gericht op het maken van afspraken Gericht op het maken van afspraken Gericht op het doorspreken van het oordeel (in hoeverre zijn gemaakte afspraken gerealiseerd)
Kwalitatief gesprek (evaluatief gesprek met doel (toekomstig) functioneren te verbeteren) Kwalitatief gesprek (evaluatief gesprek met doel (toekomstig) functioneren te verbeteren) Kwantitatieve doelstelling
(Mededeling over functioneren + argumenten + targets)
Niet voorafgaand aan (jaarlijkse) salarisronde Niet voorafgaand aan (jaarlijkse) salarisronde Voorafgaand aan (jaarlijkse) salarisronde

Meer weten?
Op de website van de LTO Noord werkgeverslijn vindt u tips, een checklist, gesprekformulieren en meer informatie over functionerings-, voortgangs- en beoordelingsgesprekken.